秘書準(zhǔn)備會(huì)議通知須知

時(shí)間：2024-09-22 14:11:35 通知我要投稿

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　　在日新月異的現(xiàn)代社會(huì)中，需要使用通知的場合越來越多，各種類型的通知各有不同的寫法。相信許多人會(huì)覺得通知很難寫吧，下面是小編為大家收集的秘書準(zhǔn)備會(huì)議通知須知，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

秘書準(zhǔn)備會(huì)議通知須知

　　會(huì)議通知：

　　按形式分，有口頭通知和書面通知；按通知的行為方式分，有面對面通知、電話通知、電腦通知、電報(bào)通知、墻報(bào)通知、報(bào)紙通知、廣播通知、電視通知等。

　　書面通知按傳遞方式分，有內(nèi)部傳遞通知、郵寄傳遞通知和報(bào)紙、廣播、電視通知；按作用又可分為預(yù)告通知和正式通知。會(huì)議邀請函、請柬也是會(huì)議通知的書面形式。

　　書面通知：

　　以寄、發(fā)書面文字的形式所進(jìn)行的會(huì)議通知。會(huì)議書面通知除具有正規(guī)莊重的特點(diǎn)外，也具有備忘和作為會(huì)議入場或報(bào)到憑證的作用。發(fā)會(huì)議通知要盡量早些，以便使與會(huì)人員接到通知后，有充足的時(shí)間準(zhǔn)備和趕到會(huì)場，也便于會(huì)務(wù)人員安排回程的車、船、機(jī)票。有的會(huì)議對發(fā)通知有規(guī)定的時(shí)間，如人大常委會(huì)議的通知要在報(bào)到前1周至2周發(fā)出。當(dāng)然，一般的會(huì)議沒有必要過早發(fā)通知，以免情況發(fā)生變化而變更會(huì)期。做好發(fā)通知這項(xiàng)工作，需要在平時(shí)打好基礎(chǔ)，不能忽視一些細(xì)小、瑣碎的事情。例如領(lǐng)導(dǎo)人、委員、代表們的通訊地址、工作單位、住址等難免發(fā)生變化，要注意及時(shí)修正。機(jī)關(guān)單位內(nèi)部所發(fā)的書面通知，要求當(dāng)事人簽名，當(dāng)事人不在，請別人代轉(zhuǎn)通知，也要求代轉(zhuǎn)通知人簽名，事后通知人要追蹤落實(shí)。

　　電報(bào)通知：

　　寫電報(bào)時(shí)要求在明了的基礎(chǔ)上做到簡潔，但不該壓縮的文字不能壓縮，容易產(chǎn)生歧義的詞句不能壓縮，各項(xiàng)內(nèi)容都要寫得明確具體，不能讓對方猜測。在不能確認(rèn)被通知單位或個(gè)人是否參會(huì)時(shí)，應(yīng)要求對方接到通知后回電。

　　傳真和電腦通知：

　　務(wù)必弄清對方是否收到、收全通知，收到的通知是否清晰。如果只是個(gè)別地方不清晰，可以通過電話方式告訴對方。如果整頁模糊不清，就要重新發(fā)送一次。如果仍然模糊不清，就要考慮采取電話方式了，讓對方做好電話通知的記錄。

　　墻報(bào)通知：

　　墻報(bào)通知要求寫清何事、何時(shí)、何地、何人這幾個(gè)要素。如果參會(huì)對象無法預(yù)計(jì)(比如一些自由參會(huì)的演講會(huì)、報(bào)告會(huì))，要安排大一點(diǎn)的會(huì)場才行，以免到會(huì)人數(shù)太多，會(huì)場容納不下，造成不好的效果。

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