怎么策劃會議方案
怎么策劃會議方案?下面就由小編給大家講講吧，希望對大家有幫助。
一、引入案例
能干的王秘書，嘉慶公司是一家知名企業(yè)，一直領(lǐng)導(dǎo)著打印及成像領(lǐng)域的技術(shù)和市場的發(fā)展，并在以拄的市場競爭中取得了驕人的戰(zhàn)果;這次司準(zhǔn)備召開一次科技成果匯報會，擬定出席人員約30人，會期3天。公司辦公室將策劃會議方案的任務(wù)交給了小王秘書，小王秘書經(jīng)過深思熟慮，拿出了一份完整具體、可操作的策劃方案，辦-/A`室主任看后對小王秘書大加贊賞。
問題:
1.知果你是小王秘書，會怎樣策劃這次會議呢?
2.會議策劃方案包括哪些內(nèi)容?
3.怎樣擬寫會議策劃方案?
(一)會議策劃方案的內(nèi)容
會議策劃方案是會議活動各項策劃意圖的書面形態(tài)，是會務(wù)工作機構(gòu)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的意圖和指示制定的詳細(xì)周密的書面方案。它是會議籌備工作的依據(jù)，是會議籌備工作有序進行的保障。會議策劃方案經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)者審核批準(zhǔn)后由會務(wù)工作機構(gòu)具體實施。
會議策劃方案主要包括會議概要(會議主題、會議時間、會議地點、與會人員等)、會議日程及相關(guān)事務(wù)、會議預(yù)算以及其他需要說明的事項。
1.會議概要
在會議概要部分，要確定會議主題。速記會議主題應(yīng)該與會議目標(biāo)一致，同時具有號召力，能夠引起注意力和共鳴，比如區(qū)域合作會議可以“展望未來”作為主題，公司年會可以“營銷整合提升績效”為主題。又如TCL王牌高頻電子有限公司召開的中期銷售會議，就以“認(rèn)清形勢、轉(zhuǎn)變觀念、提高品質(zhì)、保障效益”為中心議題。為讓主題更加生動形象及深人人心，可以通過圖形標(biāo)志來表達主題，表現(xiàn)“展望未來”的標(biāo)志可以是未來風(fēng)格的設(shè)計，“營銷整合”的主題可以用“涓涓細(xì)流，匯成奔騰的河流”之類的圖形表示。當(dāng)然，也可以用會議主題的字母縮寫作為會議標(biāo)志。
在會議策劃方案中還應(yīng)寫明具體的召開時間、召開地點。如果會場有多個，也應(yīng)一一注明。同時，最好寫明所設(shè)立的會議組織機構(gòu)，如主席團、秘書組、宣傳組、會務(wù)組和保衛(wèi)組等。并且還應(yīng)確定各組的負(fù)責(zé)人，分別負(fù)責(zé)落實各項會議工作。
如果對會議所需設(shè)備有特殊要求，還應(yīng)在策劃方案中寫明品種、規(guī)格和具體要求。
2.會議日程及相關(guān)事務(wù)
會議日程是會議方案的主體部分。這里要考慮的是與會者的到達和離開時間、每一時段的活動安排、會議主題內(nèi)容、活動地點等，除正式會議議程外，括與會者用餐、參觀、娛樂和中間休息等，都需要盡可能詳盡準(zhǔn)確的考慮禾安排。此外，開幕式和閉幕式是需要重點考慮的環(huán)節(jié)。湖南速記會議日程經(jīng)常是一侶由時間和事件組成的`表格，但是很多會議重要事項，不能在日程表中詳細(xì)扒舉，因此，對于會議策劃人員來說，一份詳盡的包含了會議從策劃、實施到評倪反饋每一個環(huán)節(jié)的相關(guān)事務(wù)列表是必需的。這實際上是會議組織的一份藍自，如果能夠按圖索驥，會議自然能夠組織得井井有條，達到預(yù)定的目標(biāo)。
3.會議預(yù)算以及其他需要說明的事項
會議預(yù)算要從實際出發(fā)，預(yù)算會議所需的交通費用、餐宿費、場地租用費-A柳格魁笠一此閡寧古出.涌常潭照“節(jié)約、高效”的會議原則操作。
會議方案例文：
一、會議主題：生態(tài)保護與旅游發(fā)展國際研討會
二、會議時間：20xx年5月6日—9日
三、會議地點：柳州麗晶大酒店xx廳
四、參加會議人員：中國聯(lián)合國教科文組織全國委員會、中國廣西世界歷史文化名城博覽會組委會，柳州市旅游局、柳州職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣西文化廳、廣西旅游局等單位及我國該領(lǐng)域內(nèi)的著名學(xué)者、專家、業(yè)界精英和旅游等相關(guān)政府部門的領(lǐng)導(dǎo)及各大傳媒記者
五、會議前需準(zhǔn)備的工具用品：
橫幅1條
鮮花盆栽10盆
桌子U型1個
長形20桌(5位/1桌)
椅子120張
席位牌35張
便箋120份
筆120支
茶杯120個
礦泉水120瓶
話筒
小蜜蜂35個
移動話筒6個
多媒體、音響設(shè)備
記者席椅子20把
六、布置會場：
1. 在酒店會展中心門口擺放歡迎牌、指示牌，并鋪紅地毯從會展門口到會展廳
2. 把印有“生態(tài)保護與旅游發(fā)展國際研討會”的橫幅掛在席幕上方
3. 在會議廳中間放一張“馬蹄”形桌，擺放椅子，在桌子的后面空地擺好媒體記者席
4. 在桌子中間漏空處擺放適當(dāng)?shù)娜f年青盆栽，桌面上擺放便箋、會議相關(guān)資料，席位牌放在椅子正對面的相應(yīng)位置，筆擺在便箋的上面，茶杯擺在便箋右上方，小蜜蜂擺在便簽左上方與茶杯平行放置
5. 在會議廳四個角落擺上月季、棕櫚盆栽
6. 調(diào)節(jié)好燈光、音箱、攝影機、控制好冷暖氣
7. 全面的檢查一下會議現(xiàn)象，看是否有東西漏擺
七、服務(wù)流程：
5號：
1. 專人負(fù)責(zé)接機
2. 酒店領(lǐng)導(dǎo)到酒店門口迎接，警務(wù)人員各自站好各自的崗位
3. 前廳部安排好房間，記住房號，發(fā)放房卡，房間水果等服務(wù)，餐飲部安排就餐
6號：
1. 酒店為客人安排早餐 (7：30)
2. 8：40 簽到并引領(lǐng)客人進入會場
3. 在會展門口安排3名禮儀人員引領(lǐng)客人及記者媒體
4. 保安人員要做好人員檢查，以防外人進入會場，保證會議正常進行
5. 9:00會議正式開始
6. 11:30安排午餐
7. 13:30繼續(xù)開會
8. 15：30-16:00安排茶歇
9. 17:30會議結(jié)束
10. 18:00安排晚餐
7號，8號，9號大致相同
八、會議服務(wù)：
安排4個服務(wù)員在會展中心進行服務(wù)，每人分別站會場的四個角落，以便進行隨時服務(wù)。會議經(jīng)理、會議主管等領(lǐng)導(dǎo)在會場進行監(jiān)督，服務(wù)員要注意觀察會場，提供及時服務(wù)，如有事必須離開，必須找人替崗，保證會議有人值班，服務(wù)員精神要集中，保持會場安靜，注意室內(nèi)溫度，合理調(diào)節(jié)空調(diào)，茶水服務(wù)在會議開始前5分鐘泡好，并準(zhǔn)備足夠的熱水，設(shè)備組和保安組各自站好自己的崗位
九、茶歇服務(wù)：
會議休息開始前5分鐘，將各種飲品、茶品、用具準(zhǔn)備齊全，人員做好服務(wù)準(zhǔn)備，茶歇結(jié)束時整理餐臺，恢復(fù)原貌，撤走并送洗餐具，會議繼續(xù)并繼續(xù)提供服務(wù)員，保持會議的繼續(xù)進行
十、會后收尾：
1. 會議結(jié)束將所有門打開，禮貌送客，并引領(lǐng)到餐廳就餐
2. 賓客全部離場后，檢查會場有無客人遺漏物品，如有須及時歸還
3. 清掃衛(wèi)生，回收可利用的物品，分類歸位，桌椅歸位，撤下會議所有設(shè)施設(shè)備用品
4. 清洗會議用杯，分類整齊擺放
5. 檢查安全隱患，清理工作間衛(wèi)生，確保無誤后，關(guān)閉所有燈光、空調(diào)，撤出鎖門
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